Sind Sie eine erfahrene Assistenzkraft auf C-Level-Ebene und suchen eine spannende Herausforderung in der Region La Chaux-de-Fonds?

jobs-schweiz.ch verbindet Stellenangebote aus der ganzen Schweiz mit einer modernen, KI-gestützten Jobsuche.

Unser Kunde ist eine renommierte Organisation, die im exklusiven Sektor aktiv ist und sich durch Innovation sowie Qualität auszeichnet. Das Unternehmen legt großen Wert auf eine offene und unterstützende Arbeitsumgebung, in der Teamarbeit und Professionalität im Vordergrund stehen. Als neues Teammitglied haben Sie die Chance, einen bedeutenden Beitrag zum reibungslosen Ablauf der Geschäftsleitung zu leisten.

Executive Assistant C level (80 100) (fmx) in La Chaux de Fonds

Ihre Aufgaben

• Koordination und Organisation von Besuchsterminen, Dienstreisen, Sitzungen und Events.
• Planung und Koordination von Geschäftsreisen inklusive Reiserouten, Flügen, Hotels, Transfers, Budgets und Visa-Angelegenheiten nach Prioritäten und Verfügbarkeit.
• Organisation der Logistik für interne und externe Meetings, Besuche und Events (Lieferantentage, Executive Committees, Kundenveranstaltungen, Marketing Cockpit Meetings etc.).
• Vorbereitung von Präsentationen, Sitzungsunterlagen und Dokumentationen sowie Begrüßung der Teilnehmer.
• Protokollführung bei wichtigen Sitzungen.
• Kalendermanagement und administrative Koordination.
• Proaktive Verwaltung und Synchronisation der Kalender mehrerer Mitglieder des Executive Committees, unter Berücksichtigung von Prioritäten, Anfragen und wiederkehrenden Meetings.
• Koordinierung von Meetings inklusive Terminplanung, Versand von Einladungen, Buchung von Besprechungsräumen, Vorbereitung der Unterlagen und Nachbereitung der Protokolle.
• Management und Monitoring eingehender Anfragen, Korrespondenz und Anfragen, Einschätzung und Priorisierung.
• Nachverfolgung von Aktionspunkten mit relevanten Stakeholdern, um eine termingerechte Erledigung sicherzustellen.
• Administrative Unterstützung für Abteilungsaktivitäten, inklusive Budgetüberwachung und -berichterstattung.
• Unterstützung der Projektleiter in bereichsübergreifenden Initiativen mit administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Flexible administrative Unterstützung für Mitglieder des Executive Committees nach Bedarf.
• Klare, präzise und strukturierte Kommunikation mit einer breiten Stakeholder-Gruppe.
• Zusammenarbeit mit Geschäftsleitern, Personalabteilung und weiteren Organisationseinheiten.
• Kommunikation mit Lieferanten, institutionellen Partnern und externen Dienstleistern.

Ihr Profil

• Mindestens 10 Jahre Erfahrung als Executive Assistant für leitende Führungskräfte oder im Executive Committee.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und Fähigkeit, selbstbewusst mit Stakeholdern auf allen Ebenen zu interagieren.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) und Kollaborationstools wie SharePoint sowie Erfahrung mit Reporting-Tools und Datenanalyse.
• Abschluss oder Zertifikat in Executive Assistance, Betriebswirtschaft oder einem vergleichbaren Bereich.
• Fließende Sprachkenntnisse in Englisch und Französisch.
• Erfahrung in einem internationalen Umfeld, idealerweise in der Luxusbranche.
• Vertrautheit in der Organisation von Meetings auf Exekutive-Ebene und Firmenveranstaltungen sowie professionelles Vertreten des Managements.
• Optional: Mittlere Deutschkenntnisse, Erfahrung in der Uhrenbranche und Kenntnisse in SAP oder anderen ERP-Systemen.

Interessiert an dieser Herausforderung?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über jobs-schweiz.ch. Übermitteln Sie uns Ihre Unterlagen einfach, sicher und vertraulich. Unsere spezialisierten Recruiting-Expertinnen und Recruiting-Experten prüfen Ihre Bewerbung persönlich und gleichen Ihre Qualifikationen, Erfahrungen und beruflichen Zielen mit der ausgeschriebenen Position ab. Auch wenn Sie nicht sämtliche Anforderungen erfüllen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. Möglicherweise passt Ihr Profil zu einer weiteren Position in unserem schweizweiten Unternehmensnetzwerk.

Ihre Vorteile mit jobs-schweiz.ch
jobs-schweiz.ch verbindet Stellenangebote aus der ganzen Schweiz mit einer modernen, KI-gestützten Jobsuche. Durch unser Netzwerk aus regionalen und spezialisierten Jobplattformen finden Sie passende Karrierechancen sowohl in Ihrer Region als auch schweizweit. Unser intelligenter Job-Assistent unterstützt Sie dabei, Stellenangebote besser einzuordnen und herauszufinden, welche Position zu Ihren Erfahrungen, Fähigkeiten und beruflichen Zielen passt.

Hinweis zur Bewerbung
Dieses Stelleninserat kann sich auf eine konkrete Vakanz oder auf mehrere vergleichbare Positionen in derselben Region beziehungsweise Fachrichtung beziehen. Ziel der Ausschreibung ist es, qualifizierte Fach- und Führungskräfte mit passenden Arbeitgebern zusammenzubringen. Jede Bewerbung wird individuell geprüft. Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschliesslich mit Ihrer vorherigen Zustimmung an einen potenziellen Arbeitgeber weitergeleitet.

Vielfalt und Chancengleichheit
Wir begrüssen Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Identität, sexueller Orientierung, Lebensform oder Behinderung.

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Ihre Aufgaben

• Koordination und Organisation von Besuchsterminen, Dienstreisen, Sitzungen und Events.
• Planung und Koordination von Geschäftsreisen inklusive Reiserouten, Flügen, Hotels, Transfers, Budgets und Visa-Angelegenheiten nach Prioritäten und Verfügbarkeit.
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• Vorbereitung von Präsentationen, Sitzungsunterlagen und Dokumentationen sowie Begrüßung der Teilnehmer.
• Protokollführung bei wichtigen Sitzungen.
• Kalendermanagement und administrative Koordination.
• Proaktive Verwaltung und Synchronisation der Kalender mehrerer Mitglieder des Executive Committees, unter Berücksichtigung von Prioritäten, Anfragen und wiederkehrenden Meetings.
• Koordinierung von Meetings inklusive Terminplanung, Versand von Einladungen, Buchung von Besprechungsräumen, Vorbereitung der Unterlagen und Nachbereitung der Protokolle.
• Management und Monitoring eingehender Anfragen, Korrespondenz und Anfragen, Einschätzung und Priorisierung.
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• Administrative Unterstützung für Abteilungsaktivitäten, inklusive Budgetüberwachung und -berichterstattung.
• Unterstützung der Projektleiter in bereichsübergreifenden Initiativen mit administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Flexible administrative Unterstützung für Mitglieder des Executive Committees nach Bedarf.
• Klare, präzise und strukturierte Kommunikation mit einer breiten Stakeholder-Gruppe.
• Zusammenarbeit mit Geschäftsleitern, Personalabteilung und weiteren Organisationseinheiten.
• Kommunikation mit Lieferanten, institutionellen Partnern und externen Dienstleistern.

Ihr Profil

• Mindestens 10 Jahre Erfahrung als Executive Assistant für leitende Führungskräfte oder im Executive Committee.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und Fähigkeit, selbstbewusst mit Stakeholdern auf allen Ebenen zu interagieren.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) und Kollaborationstools wie SharePoint sowie Erfahrung mit Reporting-Tools und Datenanalyse.
• Abschluss oder Zertifikat in Executive Assistance, Betriebswirtschaft oder einem vergleichbaren Bereich.
• Fließende Sprachkenntnisse in Englisch und Französisch.
• Erfahrung in einem internationalen Umfeld, idealerweise in der Luxusbranche.
• Vertrautheit in der Organisation von Meetings auf Exekutive-Ebene und Firmenveranstaltungen sowie professionelles Vertreten des Managements.
• Optional: Mittlere Deutschkenntnisse, Erfahrung in der Uhrenbranche und Kenntnisse in SAP oder anderen ERP-Systemen.

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Vielfalt und Chancengleichheit
Wir begrüssen Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Identität, sexueller Orientierung, Lebensform oder Behinderung.